Ühe eesti ettevõtte personalijuht otsib firmasse uut töötajat. Postkasti saabuvad CV’d ja motivatsioonikirjad CV Online’i, CV Keskuse andmebaasidest, lisaks eraldi veel meilile saadetavad dokumendid. Kandidaate ja faile on palju ning peale kõikide materjalide salvestamist, näeb personalijuhi projektikaust välja selline: 15 faili pealkirjaga cv ja motivatsioonikiri, 5 faili viimane cv, 10 faili cv ja kuupäev, 8 faili Curriculum Vitae, ning 7 faili Cvenglish või cv eestik. 10 inimest on salvestanud faili enda nimega ja vaid 1 inimene on faili pealkirjas välja toonud enda nime ning konkursi kuhu kandideerib. Milline neist dokumentide pealkirjadest oleks Sinu oma? Kas see eristuks teistest ning oleks hiljem ka lihtsalt leitav?

Esmapilgul võib mõjuda failinimele tähelepanu pööramine liigse norimisena, kuid vormistuslik korrektsus on üheks iseenesestmõistetavaks eelduseks, kasuta see võimalus ära ja näita end ka detailides oma parimast küljest.

Kuna personalijuht värbab mitmele erinevale positsioonile korraga, on tal keeruline meeles hoida, kes millisele konkursile oma CV on saatnud. Kohusetundlikult muudab ta failide nimetusi ja teeb täiendusi pealkirjades ning alles ligi tund aega hiljem saab ta hakata kandidaatidega tutvuma. Hea meelega oleks ta need 60 minutit kasutanud motivatsioonikirjade lugemiseks, sest värbava juhi soovil on ka see nõue kuulutusse lisatud. Peale 5 kirja lugemist on tal tunne, nagu oleks kõike seda juba korra lugenud. Olukord, millega samastuvad palju personalitöötajad.

Vestlesin selle personalijuhiga tööpäeva lõpus. Ta oli kurb, et inimesed kandideerivad liiga kergekäeliselt ning soovis, et motivatsioonikirja võetaks kui võimalust teistest eristuda ja anda edasi oma sõnum ja tahe just selle ettevõttega liituda. Sellest mõttest on ka ajendatud see artikkel – et rääkida motivatsioonikirja olemusest ja  kuidas muuta see tööriistaks, mis aitab leida enda jaoks sobiva ettevõtte ja panna neid aru saama, miks just Sina oled nende jaoks kõige õigem valik.

Eestis sarnaneb motivatsioonikirja ülesehitus tihtipeale range ametliku dokumendi omaga, kust on keeruline leida motivatsiooni, mis ometi peaks olema selle eesmärk ja mõte – kirjeldada, miks soovitakse ametikohale kandideerida. Kirjad on tihti sisutühjad, pinnapealsed ja lakoonilised. Samuti kopeeritakse sageli liiga palju soovituslike näidisvormide sisu. Korrektne vormistus sh joondamine on oluline ja näitab ka viisakust vastaspoole osas, kellele see edastatakse. Kahjuks eksib selle esmase soovituse vastu ligi 90% kirjadest. Kuid vähemalt sama oluline on selle kirja sisu ja sõnum.

Tihti inimesed küsivad, miks ma pean seda motivatsioonikirja kirjutama ja kas see on tõesti vajalik, CV’s on ju kõik oluline info olemas. Hästi koostatud CV’s kindlasti on kirjas faktid ja info, mida inimene on teinud ja milline on tema kogemus, kuid motivatsiooni konkreetse ettevõttega liituda, sealt siiski välja ei loe. Samamoodi olen saanud üllatunud telefonikõnesid, kui kuulutuses pole eraldi välja toodud nõuet lisada motivatsioonikiri ja kaheldakse, kas see on kogemata ununenud lisada. Alati tõesti eraldi ei küsita seda ja see on pigem kasvav trend ning seda just põhjusel, et motivatsioonikirjad ei anna inimese kohta piisavalt lisainfot, mis ettevõtteid tegelikult huvitab – mis inimest nende ettevõtte ja ametikoha puhul kõnetas ja kuidas nad näevad, et nende enda ja firma väärtused klapivad.

Milline on siis hea motivatsioonikiri? Mis see motivatsioonikiri üldse on – iganenud tööandja tüütu nõue või kasutamata võimalus ja turundusvahend Sinu kui tööotsija jaoks? Selge on see, et kui Sinu kandideerimine on läbi mõeldud ja oled leidnud enda jaoks sobiva ettevõtte ning ametikoha, siis tead ka, miks tahad sinna tööle minna ja selle kirja panemine tuleb lihtsalt. Parimad motivatsioonikirjad on need, kus inimene on osanud leida ja luua seosed positsiooni ja firma ning enda kogemuse, oskuste ja ambitsiooni vahel. Nii nagu laps ootab kiitust ja tunnustust, ootab seda ka ettevõte, kuhu soovite tööle minna – miks just nemad, mitte konkurent?

Minu pika värbamisalase kogemuse jooksul on rohkem kui üks kord ette tulnud, et lõpuks tööle võetud kandidaadil oli küll väiksem töökogemus või nõrgemad oskused, kuid paistis silma just oma motivatsioonikirjaga,  ning tagas sellega endale ka edasipääsu intervjuude vooru. Olen lugenud mitmeid väga meeldejäävaid motivatsioonikirju, milles on hästi välja toodud olulised seosed enda ja ettevõtte vahel. Näiteks oma kogemus konkreetse toote või teenusega, tähelepanekud ja soovitused kliendi vaatenurgast. Või on algatatud põgus arutelu valdkonda hetkel puudutavatel olulistel teemadel. Selline lähenemine annab edasi olulise sõnumi, et inimene mõistab ettevõtet, kuhu ta kandideerib ja seda, millised on nende tänased väljakutsed. Väga head on ka näited, kui ollakse kokku puutunud muudmoodi, nt eriala üritusel või koolitusel, tuues esile hiljuti ilmunud artikkel vms. Tihti aga on varasem kokkupuude olnud hoopis virtuaalne ja alguse saanud nt läbi Facebook’i, LinkedIn’i või kodulehe karjäärirubriigi kaudu.

Soovitused motivatsioonikirja kirjutamisel

• Aseta end tööandja kingadesse ja mõtle, millist motivatsioonikirja sooviksid ise lugeda ja milline kandidaat võiks teistest eristuda.
• Too välja, mille poolest on just see tööandja Sinu jaoks atraktiivne.
• Liigu edasi ametikoha juurde, mis Sind selle juures kõnetas ja kuidas saaksid oma oskusi ning kogemusi rakendada.
• Anna neile põhjus kutsuda Sind kohtumisele –  võib olla oled ettevõtte kohta lugenud (see on vägagi soovituslik) ja tead, millised on nende eesmärgid ning Sul on ideid, kuidas aidata neid ellu viia või oled nt sarnast projekti ise vedanud.
• Ole korrektne, kuid lase oma isikupäral esile paista ning ära kasuta liigselt kulunud väljendeid ja suuri sõnu, vaid töö välja täpne info, kogemused, saavutused vms.
• Analüüsi end ja keskendu sellele, mida oled ära teinud, millised projekte ning protsesse algatanud või juhtinud.
• Juhina, too välja meeskonna suurus ja vastutusala ning tulemused, mida koos saavutasite.
• Julge kindlasti paluda oma pereliikmetel, sõpradel, karjäärinõustajal või ka täiesti kõrvalisel inimesel oma kirja lugeda ja tagasisidet anda.
• Ära unusta, et motivatsioonikiri on Sinu turundusvahend ja tööriist – kasuta seda ja vasta lugeja küsimusele, miks just Sina!

Head kirjutamist!

Sabina Rand-Haddad, HR factory Värbamisüksuse juht